REFLEXION PARA GERENTES DE EMPRESAS
El día o momento especial y fundamental para un gerente o administrador, es cuando analiza sinceramente la empresa que tiene a su cargo y esto sucede al final del período anual, lamentablemente la mayoría de los gerentes de pymes no realizan éste análisis, lo que no los ayuda a planificar los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo.
Algunos gerentes piensan que saber cuanto se vendió, cuanto se cobró y cuanto se compró es suficiente, sin embargo el análisis administrativo debe ir mas allá, lo importante e interesante no es analizar los resultados finales que al final son estadísticas frías, sino conocer como es que se llegó a esas cifras, cuales fueron las estrategias aplicadas para aumentar las ventas, optimizar las cobranzas, aumentar los números de clientes, mejorar la labor de los vendedores sea en atención a clientes o visitadores diarios, controlar los gastos, etc, eso en cuanto a resultados administrativos, pero también es importante analizar como funcionó la comunicación con el personal, como está la infraestructura de la empresa ( inmobiliario, ambiente laboral ) y los equipos de oficina y principalmente cual es el estado de los procedimientos y/o procesos administrativos que se están aplicando, acá se incluye toda la descripción de las metodologías que se aplican diariamente para realizar las operaciones sean manuales o bajo un sistema informático, quizás las operaciones manuales necesitan un apoyo de algún sistema mecanizado o el sistema informático necesita mejoras en los reportes que emite o en los procesos que controla.
Este análisis profundo que va mas allá de las frías estadísticas debe constituir la reflexión gerencial que cada gerente o administrador de una empresa debe realizar al final de cada año, es fundamental para el progreso de la empresa conocer lo que no ha funcionado bien y las variables que han ocasionado ese mal funcionamiento, no se trata de contentarse por que se llegó a las metas de ventas del año, sino de construir y mejorar la solidez organizacional y administrativa de la empresa que impulse la obtención de objetivos y metas ambiciosas cada año, las frías estadísticas son buenas para describirnos las fotos del momento, los resultados de un período, sin embargo las estadísticas del momento no van a reflejar como está marchando la solidez de la empresa.
La falta de organización administrativa puede que no permita que las metas que se alcanzaron el año que pasó se desmoronen abruptamente, no se trata de cumplir metas estadísticas sino alcanzar metas organizacionales, así como un equipo de fútbol quizás logre el campeonato un año a pesar que tiene deudas con jugadores, problemas de socios, falta de infraestructura, que posiblemente hagan que al año siguiente pueda estar peleando la baja lo que comparativamente a una empresa sería, que un año alcanzó sus metas de ventas y al año siguiente está luchando por no quebrar!!!.
Es mucho mas trascendente construir solidez administrativa que pensar solo en obtener mas ingresos por ventas, la solidez de la organización implica observar las áreas de ventas ( marketing ) , logística ( compras ) , almacén ( inventarios ) , recursos humanos ( trabajadores ), financiera ( gastos – presupuestos ), producción ( costos ), contabilidad ( tributación ) y todas ellas fundamentadas en los análisis de los procedimientos y funciones que deben existir traducidas en blanco y negro y escritas a través de esa palabra trascendente en toda empresa pero que sin embargo los gerentes no le dan mucha importancia, me refiero a la comunicación.
La comunicación es fundamental para construir una organización empresarial sólida, el nexo entre trabajadores y gerencia debe ser una coexistencia de confianza y respeto mutuo, que traduzca diariamente los requerimientos operativos en soluciones gerenciales.
Cuando estábamos en el colegio o universidad, la mayoría de estudiantes pensaba en la nota de aprobación al final del curso, equivocando la meta y objetivo, simplificándola en solo obtener una estadística fría traducida en una calificación numérica de fin de curso, pero de que serviría esa nota aprobatoria si al siguiente año o al siguiente curso, no se logró lo que realmente debió ser la meta y objetivo como estudiante, que era Aprender el Curso!!, y que la nota sea un resultado estadístico de lo que se ha aprendido solidamente, a mi concepto Aprender es Construir Conocimiento y que ese conocimiento sea parte de nuestro existir.
De igual forma un gerente con todos sus trabajadores, deben construir conocimientos óptimos que ayuden a formar la solidez de la empresa, que sean los responsables del pasado, presente y futuro de la organización no por casualidades o porque la coyuntura así lo hizo, sino por que cada día al mejor en su trabajo diario, están colaborando para el fortalecimiento de la empresa como organización.
La mayoría de los gerentes de las Pymes, no realizan funciones que debería seguir el gerente al frente de una empresa, mayormente ejecutan tareas de supervisor operativo y en el mejor de los casos supervisor administrativo, muchas veces los gerentes son buenos “bomberos” porque todo el año se dedican a “apagar incendios” es decir resolver problemas surgidos de procesos operativos mal aplicados o mal estructurados, la palabra contingencia no existe en el diccionario de los gerentes, la previsión de ocurrencias negativas casi no es importante para el gerente común, optan por resolver los inconvenientes surgidos luego de ocurridos y no antes que éstos ocurran.
Finalmente les recomiendo a los gerentes o administradores en general que elaboren una Memoria Anual, escríbanla uds. Mismos no la dicten ni la manden escribir, esa Memoria quedará escrita para sus ojos y si lo desean podrán compartirlo con todos sus trabajadores!!, donde detallarán en pocas palabras como les fue durante el año, escribirán lo que desean hacer durante el nuevo año que recién empieza y finalmente definirán las metas y objetivos que desean alcanzar al final del año, así al finalizar el presente año podrán escribir la nueva Memoria Anual, repasando la Memoria que escribieron ahora, ahí se darán cuenta de lo que hicieron bien y lo que dejaron de hacer, lo que resultó y lo que podría resultar, lo que no debieron hacer y nunca lo volverán a intentar y finalmente a donde desean llegar en un año mas.
Les dejo un Ejercicio de Motivación Gerencial que lo hago personalmente con cierta frecuencia, consiste en cada cierto tiempo, semanal, mensual o quizás anual, escojan un momento para ser los últimos en salir de la oficina y en la soledad en la que se encuentren repasen cada rincón que puedan observar y recuerden como era antes hace un tiempo atrás y siéntanse orgullosos de lo que están avanzando al frente de la empresa pero también motívense a mejorar cada día y si antes fueron mas grandes prométanse que lo volverán a ser y que todo está en ustedes mismos.
OSCAR MATOS OCHOA
El día o momento especial y fundamental para un gerente o administrador, es cuando analiza sinceramente la empresa que tiene a su cargo y esto sucede al final del período anual, lamentablemente la mayoría de los gerentes de pymes no realizan éste análisis, lo que no los ayuda a planificar los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo.
Algunos gerentes piensan que saber cuanto se vendió, cuanto se cobró y cuanto se compró es suficiente, sin embargo el análisis administrativo debe ir mas allá, lo importante e interesante no es analizar los resultados finales que al final son estadísticas frías, sino conocer como es que se llegó a esas cifras, cuales fueron las estrategias aplicadas para aumentar las ventas, optimizar las cobranzas, aumentar los números de clientes, mejorar la labor de los vendedores sea en atención a clientes o visitadores diarios, controlar los gastos, etc, eso en cuanto a resultados administrativos, pero también es importante analizar como funcionó la comunicación con el personal, como está la infraestructura de la empresa ( inmobiliario, ambiente laboral ) y los equipos de oficina y principalmente cual es el estado de los procedimientos y/o procesos administrativos que se están aplicando, acá se incluye toda la descripción de las metodologías que se aplican diariamente para realizar las operaciones sean manuales o bajo un sistema informático, quizás las operaciones manuales necesitan un apoyo de algún sistema mecanizado o el sistema informático necesita mejoras en los reportes que emite o en los procesos que controla.
Este análisis profundo que va mas allá de las frías estadísticas debe constituir la reflexión gerencial que cada gerente o administrador de una empresa debe realizar al final de cada año, es fundamental para el progreso de la empresa conocer lo que no ha funcionado bien y las variables que han ocasionado ese mal funcionamiento, no se trata de contentarse por que se llegó a las metas de ventas del año, sino de construir y mejorar la solidez organizacional y administrativa de la empresa que impulse la obtención de objetivos y metas ambiciosas cada año, las frías estadísticas son buenas para describirnos las fotos del momento, los resultados de un período, sin embargo las estadísticas del momento no van a reflejar como está marchando la solidez de la empresa.
La falta de organización administrativa puede que no permita que las metas que se alcanzaron el año que pasó se desmoronen abruptamente, no se trata de cumplir metas estadísticas sino alcanzar metas organizacionales, así como un equipo de fútbol quizás logre el campeonato un año a pesar que tiene deudas con jugadores, problemas de socios, falta de infraestructura, que posiblemente hagan que al año siguiente pueda estar peleando la baja lo que comparativamente a una empresa sería, que un año alcanzó sus metas de ventas y al año siguiente está luchando por no quebrar!!!.
Es mucho mas trascendente construir solidez administrativa que pensar solo en obtener mas ingresos por ventas, la solidez de la organización implica observar las áreas de ventas ( marketing ) , logística ( compras ) , almacén ( inventarios ) , recursos humanos ( trabajadores ), financiera ( gastos – presupuestos ), producción ( costos ), contabilidad ( tributación ) y todas ellas fundamentadas en los análisis de los procedimientos y funciones que deben existir traducidas en blanco y negro y escritas a través de esa palabra trascendente en toda empresa pero que sin embargo los gerentes no le dan mucha importancia, me refiero a la comunicación.
La comunicación es fundamental para construir una organización empresarial sólida, el nexo entre trabajadores y gerencia debe ser una coexistencia de confianza y respeto mutuo, que traduzca diariamente los requerimientos operativos en soluciones gerenciales.
Cuando estábamos en el colegio o universidad, la mayoría de estudiantes pensaba en la nota de aprobación al final del curso, equivocando la meta y objetivo, simplificándola en solo obtener una estadística fría traducida en una calificación numérica de fin de curso, pero de que serviría esa nota aprobatoria si al siguiente año o al siguiente curso, no se logró lo que realmente debió ser la meta y objetivo como estudiante, que era Aprender el Curso!!, y que la nota sea un resultado estadístico de lo que se ha aprendido solidamente, a mi concepto Aprender es Construir Conocimiento y que ese conocimiento sea parte de nuestro existir.
De igual forma un gerente con todos sus trabajadores, deben construir conocimientos óptimos que ayuden a formar la solidez de la empresa, que sean los responsables del pasado, presente y futuro de la organización no por casualidades o porque la coyuntura así lo hizo, sino por que cada día al mejor en su trabajo diario, están colaborando para el fortalecimiento de la empresa como organización.
La mayoría de los gerentes de las Pymes, no realizan funciones que debería seguir el gerente al frente de una empresa, mayormente ejecutan tareas de supervisor operativo y en el mejor de los casos supervisor administrativo, muchas veces los gerentes son buenos “bomberos” porque todo el año se dedican a “apagar incendios” es decir resolver problemas surgidos de procesos operativos mal aplicados o mal estructurados, la palabra contingencia no existe en el diccionario de los gerentes, la previsión de ocurrencias negativas casi no es importante para el gerente común, optan por resolver los inconvenientes surgidos luego de ocurridos y no antes que éstos ocurran.
Finalmente les recomiendo a los gerentes o administradores en general que elaboren una Memoria Anual, escríbanla uds. Mismos no la dicten ni la manden escribir, esa Memoria quedará escrita para sus ojos y si lo desean podrán compartirlo con todos sus trabajadores!!, donde detallarán en pocas palabras como les fue durante el año, escribirán lo que desean hacer durante el nuevo año que recién empieza y finalmente definirán las metas y objetivos que desean alcanzar al final del año, así al finalizar el presente año podrán escribir la nueva Memoria Anual, repasando la Memoria que escribieron ahora, ahí se darán cuenta de lo que hicieron bien y lo que dejaron de hacer, lo que resultó y lo que podría resultar, lo que no debieron hacer y nunca lo volverán a intentar y finalmente a donde desean llegar en un año mas.
Les dejo un Ejercicio de Motivación Gerencial que lo hago personalmente con cierta frecuencia, consiste en cada cierto tiempo, semanal, mensual o quizás anual, escojan un momento para ser los últimos en salir de la oficina y en la soledad en la que se encuentren repasen cada rincón que puedan observar y recuerden como era antes hace un tiempo atrás y siéntanse orgullosos de lo que están avanzando al frente de la empresa pero también motívense a mejorar cada día y si antes fueron mas grandes prométanse que lo volverán a ser y que todo está en ustedes mismos.
OSCAR MATOS OCHOA
